CFOP: Quando Usar Cada Código

O que o CFOP realmente representa

O CFOP é um número de 4 dígitos que responde a duas perguntas: a operação é dentro do estado, para outro estado ou para o exterior (primeiro dígito)? E qual é a natureza da operação (os três dígitos seguintes)? Por isso o mesmo tipo de venda pode ter dois CFOPs diferentes dependendo só do estado do cliente.

Como escolher o CFOP certo passo a passo

• Identifique a natureza real da operação: venda, devolução, transferência entre filiais, ou remessa para industrialização.
• Verifique se o destinatário está no mesmo estado, em outro estado, ou no exterior.
• Confirme se o destinatário é consumidor final ou outra empresa que vai revender.
• Cruze com a NCM e o CST/CSOSN do produto antes de fechar a nota.

Erros de CFOP mais comuns em pequenas empresas

• Usar CFOP de venda para operações de devolução, distorcendo o cálculo de impostos do período.
• Confundir CFOP de operação interna com interestadual, gerando cobrança errada de ICMS.
• Não atualizar o CFOP em vendas para o Simples Nacional versus outros regimes.

Um CFOP incorreto pode gerar apuração errada de ICMS no SPED Fiscal, causando divergência no cruzamento eletrônico da Sefaz e a necessidade de retificar declarações já enviadas.

As grandes faixas de CFOP

• 1000 — Entradas ou aquisições de serviços do próprio estado.
• 2000 — Entradas ou aquisições de outros estados.
• 3000 — Entradas do exterior.
• 5000 — Saídas ou prestações para o próprio estado.
• 6000 — Saídas para outros estados.
• 7000 — Saídas para o exterior.

Exemplos de CFOP no dia a dia

5102 é o código mais comum de venda de mercadoria dentro do mesmo estado, quando a mercadoria foi adquirida ou recebida de terceiros. 6102 é o equivalente pra venda interestadual. 5202 e 6202 seguem a mesma lógica, só que pra devolução de compra. Confirmar esses quatro já resolve a grande maioria das notas emitidas por uma pequena empresa que revende mercadoria.

O SPED Fiscal agrupa as notas emitidas justamente pelo CFOP usado nelas pra calcular quanto de ICMS entrou e quanto saiu no período. Um CFOP errado não muda só uma nota isolada: ele distorce o agrupamento inteiro daquele grupo de operações na apuração — o que explica por que um erro que parecia pequeno na hora da venda vira uma diferença relevante quando o contador fecha o movimento do mês.

Mercadoria que sai de uma filial pra outra da mesma empresa não é uma venda, mesmo circulando fisicamente entre dois endereços diferentes — existe um grupo próprio de CFOP pra transferência, que não gera a mesma incidência de impostos de uma venda de verdade. Confundir os dois é um erro comum em empresas com mais de um estabelecimento.

Mesmo quem só emite nota simples pra clientes dentro do próprio estado deve confirmar o CFOP correto pelo menos uma vez com o contador ou o suporte do sistema emissor — depois de confirmado, ele tende a se repetir sempre igual pro mesmo tipo de venda.

Empresas que vendem tanto mercadoria própria quanto prestam algum serviço junto (por exemplo, venda com instalação incluída) precisam de atenção redobrada, porque a parte de mercadoria e a parte de serviço podem exigir tratamentos fiscais e códigos completamente diferentes na mesma operação — nesses casos vale sempre confirmar com o contador se a nota deve ser fracionada ou se existe um CFOP específico pra esse tipo de operação combinada antes de simplesmente usar o CFOP padrão de venda de mercadoria.

CFOP em remessas que não são venda

Além das vendas e devoluções, existe uma categoria de operações que não envolve venda nenhuma: remessa para conserto, remessa para demonstração, remessa para industrialização por encomenda, e retorno dessas remessas. Cada uma dessas situações tem seu próprio CFOP específico, diferente do CFOP de venda comum — usar o CFOP errado nessas situações pode gerar cobrança de imposto sobre uma operação que não deveria ser tributada como venda, já que a mercadoria volta pro estabelecimento de origem depois.

Empresas que fazem manutenção ou terceirizam parte da produção esbarram nesse tipo de operação com frequência e costumam ser as que mais se beneficiam de confirmar essa tabela de CFOPs específica com o contador antes de começar a operar dessa forma. Vale manter uma tabela de referência própria, ainda que simples, com o CFOP usado pra cada tipo de operação recorrente do negócio — evita ter que redescobrir o código certo toda vez que uma situação fora do padrão de venda comum aparecer de novo depois de meses sem acontecer.

Perguntas frequentes sobre CFOP

O CFOP muda dependendo do regime tributário da empresa?

Não diretamente — o CFOP descreve a natureza da operação, não o regime. Mas o CST/CSOSN usado junto com ele depende do regime. Guardar esse fluxo de CFOP quando usar cada código evita a maior parte dos erros de nota fiscal.

Existe CFOP para devolução de mercadoria?

Sim, existem códigos específicos para devolução, tanto de compra quanto de venda.

Conteúdo educativo — não substitui consultoria contábil ou jurídica.